Fare attività di telemarketing e di teleselling sembra molto facile, per molti basta possedere dei numeri di telefono per iniziare a effettuare chiamate di vendita. Le cose, in realtà, sono molto più complesse. Prima di chiamare un contatto è necessario avere la certezza che le persone titolari di un numero telefonico abbiano dato il consenso a essere chiamate per finalità di marketing. È proprio questo il punto fondamentale attorno cui ruota il problema: il consenso dei dati. In questo articolo ti mostreremo come verificare se nelle tue liste di telemarketing ci sono numeri che si sono opposti al telemarketing.
Cos’è il Registro delle Opposizioni.
Il Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) è un registro che consente ai cittadini di opporsi alla ricezione di comunicazioni pubblicitarie non richieste, come telefonate, SMS, e-mail, posta e fax promozionali.
I cittadini possono iscriversi a questo registro gratuitamente per dichiarare la loro volontà di non ricevere comunicazioni pubblicitarie non richieste. Le aziende che effettuano attività di marketing sono tenute a consultare il registro e a rispettare le preferenze degli iscritti, evitando di inviare messaggi promozionali alle persone che vi sono registrate.
Il Registro Pubblico delle Opposizioni si applica a tutte le numerazioni telefoniche di rete fissa e mobile pubblicate o meno negli elenchi telefonici pubblici inclusi gli indirizzi postali presenti negli elenchi telefonici. Il raggio d’azione include anche le chiamate provenienti dall’estero. Una domanda ricorrente è la seguente: il mio numero non è presente negli elenchi telefonici, perché continuo a ricevere chiamate commerciali?
È importante capire cosa succede quando si naviga su un sito web come, ad esempio, durante l’iscrizione a newsletter o a un e-commerce. In queste circostanze verrà richiesto di interagire con alcune caselle da spuntare in modo obbligatorio o facoltativo, le quali rappresentano il consenso all’utilizzo dei dati personali per finalità specifiche. Una delle finalità più comuni è l’uso dei dati per scopi di marketing, il che significa che si potrebbero ricevere comunicazioni promozionali via email, SMS o altri canali.
Anche nei moduli cartacei, come quelli per l’iscrizione a un programma di fedeltà, si trovano caselle da spuntare che richiedono il consenso per il trattamento dei dati personali.
Perché dovresti iscriverti al registro Pubblico delle Opposizioni
Iscriversi al RPO è una mossa strategica che comporta numerosi vantaggi sia per l’azienda che per gli utenti. In primo luogo, dimostra un impegno verso il rispetto della privacy dei consumatori. Iscrivendosi al registro, il call center dimostra di prendere sul serio le preoccupazioni delle persone riguardo alle chiamate commerciali indesiderate che spesso vengono considerate truffe. Questo contribuisce a costruire una reputazione di trasparenza e rispetto, fattori fondamentali per instaurare rapporti positivi.
Inoltre, l’iscrizione al registro pubblico delle opposizioni aiuta il call center a ottimizzare le risorse. Concentrarsi sulle chiamate verso clienti interessati a ricevere chiamate di vendita aumenta l’efficacia delle campagne di marketing, riducendo il tempo e l’energia spesi in contatti infruttuosi. Questo si traduce in un miglioramento significativo del ROI per le attività di telemarketing.
Infine, non dimentichiamo il lato legale della questione. Rispettare le leggi sulla privacy e le normative vigenti è essenziale per evitare sanzioni amministrative pecuniarie fino a 20 milioni di euro o per le imprese, fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, se superiore.
L’iscrizione al registro pubblico delle opposizioni è una scelta vincente sia per la propria attività, sia per tutto il mondo del call center. Se si diffondesse una cultura improntata sulla trasparenza e sulla legalità, tutto il settore ne beneficerebbe.
Nei prossimi paragrafi ti illustreremo il processo di registrazione presso il Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) e ti forniremo una panoramica completa del suo funzionamento.
1- Iscriviti al Registro Pubblico delle Opposizioni.
Se sei un call center manager o svolgi un altro tipo di attività che prevede di effettuare chiamate commerciali devi prestare molta attenzione alla qualità delle liste di telemarketing di cui sei in possesso o che ti presti ad acquistare.
Ecco i due passaggi fondamentali per svolgere un’attività di telemarketing e di teleselling con professionalità:
- acquistare liste di telemarketing a norma RPO e GDPR compliant;
- verificare se nelle tue liste sono presenti contatti iscritti all’ RPO.
Se ti affidi a un fornitore di liste serio e affidabile sicuramente avrai contatti pronti da chiamare e che hanno dato sicuramente il consenso a essere chiamati per finalità commerciali. Potresti avere bisogno della verifica se le userai per un lungo periodo di tempo. Se ti trovi a lavorare liste un po’ datate e acquistate a prezzo stracciato, molto probabilmente ti imbatterai in persone iscritte al Registro.
Adesso è arrivato il momento di spiegarti come escludere dalle tue liste, i numeri di telefono che si sono opposti al telemarketing.
2- Individua la persona fisica o giuridica titolare del trattamento dei dati.
Questa persona ha il compito di iscriversi al Registro Pubblico delle Opposizioni e di inserire i dati richiesti in fase di registrazione. La Pec o l’indirizzo di posta elettronica utilizzate devono essere del richiedente che firmerà il contratto. Ricorda di avere a portata di mano una copia del documento di identità. Dopo che il sistema avrà verificato la completezza della documentazione ricevuta, potrai procedere alla firma del contratto.
3- Scegli le persone migliori del tuo team per verificare le tue liste.
Il servizio di verifica delle liste è a pagamento. Dopo aver scelto l’abbonamento adatto alla tua attività, avrai a disposizione due profili distinti, uno riservato al referente tecnico e uno dedicato al referente amministrativo. Ogni operatore, quindi, può farsi aiutare nella gestione dell’attività di verifica. Puoi assegnare fino a cinque profili tecnici e fino a cinque profili amministrativi, con la possibilità che i due tipi di profili possano essere attribuiti alla stessa persona.
Qual è la validità delle liste verificate?
Dopo aver inviato la lista al Registro, soddisfacendo tutti i requisiti tecnici, dovrai attendere la revisione della stessa. La lista verificata contiene le numerazioni sottoposte, ognuna con un’indicazione che specifica se è iscritta o meno al RPO. La lista include anche eventuali date di annullamento dei consensi. La validità della lista varia a seconda del registro consultato. Per la consultazione del RPO Telefonico, la lista è valida per 15 giorni. Per la consultazione del Registro Pubblico delle Opposizioni Postali, la lista è valida per 30 giorni.
L’ impatto sulla tua attività.
Iscriversi al Registro Pubblico delle Opposizioni significa guardare al futuro del settore call center. I benefici sono davvero molti:
- Rispetto per la privacy del cliente: l’iscrizione dimostra un impegno concreto nel rispettare la privacy dei consumatori. Questo contribuisce a costruire un rapporto di fiducia tra l’azienda e i suoi clienti, migliorando la reputazione aziendale.
- Migliori la tua reputazione aziendale: gli utenti possono consultare un elenco pubblico dove sono presenti tutti gli operatori iscritti al Registro.
- Operatori di call center più efficienti: trovandosi a parlare con utenti più propensi a parlare al telefono possono parlare con più serenità diminuendo lo stress della gestione delle obiezioni.
- Conformità legale: eviti il pagamento di multe salate e le spese di eventuali controversie legali.
- Reputazione positiva: essere iscritti al Registro è un segnale di professionalità e impegno nel rispettare le normative vigenti.
- Risparmio di tempo e risorse: evitando di contattare clienti che non sono interessati, le aziende risparmiano tempo e risorse economiche.
È arrivato il momento di inviare le tue liste.
Dopo aver completato la parte più burocratica dell’iter di iscrizione, è arrivato il momento di inviare le tue liste di telemarketing all’RPO e attendere la lista verificata. Il formato della lista da fare esaminare deve essere in formato.TXT salvato in .ZIP (firmato digitalmente se l’invio avviene tramite PEC). L’RPO consente l’invio di massimo 5 liste al giorno, salvo casi particolari in cui è possibile inviare fino a 15 liste giornaliere, per un totale di 15.000.000 di numerazioni. Accertati che le tue liste contengano solo i numeri di telefono e nessun’altra informazione aggiuntiva. Se il file non dovesse essere formattato come richiesto, il sistema ti segnalerà dei codici errore da correggere.
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