Come proteggere i dati sensibili del tuo call center

I call center outbound gestiscono quotidianamente una grande quantità di dati sensibili, che includono informazioni personali come nome, cognome, indirizzo, numero di telefono. La sicurezza di questi dati non è solo una questione di conformità normativa, ma un elemento essenziale per la sostenibilità e il successo dell’azienda. Oggi i call center hanno adottato strategie di omnicanalità che determinano un aumento di dati da gestire, attraverso  integrazioni e configurazioni. Un’inadeguata protezione dei dati può comportare la perdita di soddisfazione dei clienti, che non si fideranno più del brand di riferimento, con gravi conseguenze legali ed economiche. Implementare, nel 2025, misure efficaci per la protezione dei dati diventa quindi una priorità assoluta per ogni call center B2B.

Quali dati sono a rischio nei call center B2B?

Ecco un elenco di quali sono i dati sensibili a rischio che gestisci quotidianamente nella tua attività di chiamate di vendita:

1- Dati personali dei clienti

Nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e altre informazioni personali sono frequentemente trattate nei call center outbound, rendendoli un obiettivo sensibile. Durante attività di lead generation o, semplicemente, con l’acquisto di liste di telemarketing, si entra in possesso di numerosissime informazioni. Questi dati possono essere utilizzati per finalità di contatto, marketing e assistenza clienti, ma se non adeguatamente protetti, possono finire nelle mani di malintenzionati, causando frodi o violazioni della privacy.

2- Informazioni finanziarie

Dati relativi ai pagamenti, numeri di carte di credito o coordinate bancarie possono essere vulnerabili se non adeguatamente protetti. Una violazione di queste informazioni può comportare conseguenze gravi, come furti di identità, frodi finanziarie e perdite economiche sia per i clienti che per l’azienda.

3- Dati sensibili relativi a prodotti e servizi

Le informazioni strategiche su prodotti, prezzi e trattative commerciali possono essere oggetto di attacchi informatici o fughe di dati se non gestite correttamente. Nei call center outbound, questi dati vengono spesso utilizzati per la generazione lead e la chiusura di contratti, rendendoli particolarmente preziosi per la concorrenza o per hacker interessati a rivenderli sul mercato nero.

4- Registrazioni delle chiamate

Molti call center outbound registrano le chiamate per finalità di formazione, monitoraggio della qualità e conformità normativa, oltre a strumenti di automatizzazione delle chiamate. Tuttavia, queste registrazioni possono contenere informazioni sensibili e, se non archiviate o protette adeguatamente, possono diventare un bersaglio per attacchi informatici.

5- Credenziali di accesso e dati aziendali interni

Le credenziali di accesso ai sistemi aziendali, database e piattaforme di gestione clienti sono anch’esse a rischio. Se compromesse, potrebbero consentire a un attaccante di accedere a dati riservati, causando danni economici e operativi all’azienda.

Le principali minacce alla sicurezza dei dati nei call center

La sicurezza dei dati nei call center outbound è minacciata da diversi fattori, che spaziano dagli errori umani agli attacchi informatici mirati. Essere consapevoli di queste minacce è il primo passo per adottare strategie efficaci di protezione e prevenzione. Non sempre, infatti, è responsabilità di attacchi esterni o dello scarso funzionamento delle piattaforme utilizzate. Molti pensano che gestire un call center significhi solamente procurarsi mandati e liste di telemarketing e iniziare a chiamare, in realtà si tratta di miti sfatati, c’è molto di più dietro un’attività di outbound sales. 

1- Errori umani

La negligenza o la mancanza di formazione del personale rappresentano una delle principali cause di violazioni dei dati. L’uso di password deboli, l’invio di e-mail contenenti informazioni sensibili a destinatari errati o la mancata applicazione delle policy di sicurezza possono esporre l’azienda a gravi rischi. Una formazione continua e una cultura aziendale orientata alla protezione dei dati possono ridurre significativamente questo problema.

2- Attacchi informatici

Cyberattacchi come phishing o malware sono minacce concrete per i call center che trattano dati sensibili. Gli hacker possono sfruttare vulnerabilità nei sistemi per rubare informazioni o bloccare l’accesso ai dati in cambio di un riscatto. L’implementazione di sistemi di sicurezza avanzati e la sensibilizzazione del personale su queste minacce sono fondamentali per prevenire attacchi.

3- Perdita o furto di dispositivi

Laptop, smartphone e altri dispositivi aziendali possono essere smarriti o rubati, mettendo a rischio le informazioni contenute al loro interno. Se i dispositivi non sono adeguatamente protetti con crittografia e accessi sicuri, i dati aziendali possono finire nelle mani sbagliate. Implementare policy di sicurezza per l’uso e la gestione dei dispositivi mobili è essenziale per limitare i rischi. Nel caso di attività in smart working, è necessario sensibilizzare i propri operatori su queste tematiche.

4- Accessi non autorizzati

L’accesso non autorizzato ai sistemi aziendali da parte di dipendenti, ex dipendenti o esterni può portare alla sottrazione di dati sensibili. È fondamentale applicare rigorose politiche di controllo degli accessi, monitorare le attività degli utenti e implementare autenticazioni sicure per prevenire intrusioni indesiderate.

Strategie per proteggere i dati sensibili del tuo call center

Per garantire la sicurezza delle informazioni sensibili, è fondamentale adottare un approccio proattivo alla protezione dei dati. Ciò include la formazione del personale, l’implementazione di tecnologie avanzate e la gestione sicura dei dispositivi aziendali. Di seguito sono elencate alcune strategie efficaci:

• Formazione del personale: educare gli operatori sulle minacce informatiche e sulle pratiche di sicurezza aiuta a ridurre il rischio di errori umani.
• Tecnologie di sicurezza: l’uso di firewall, crittografia e autenticazione a due fattori rafforza la protezione dei dati.
• Backup regolari: salvare copie dei dati in maniera sicura garantisce il ripristino in caso di attacco o perdita accidentale.
• Monitoraggio delle attività: strumenti avanzati possono rilevare accessi sospetti e prevenire eventuali violazioni.
• Policy sui dispositivi mobili: definire linee guida per l’utilizzo e la protezione di dispositivi aziendali riduce il rischio di esposizione dei dati.
• Gestione sicura delle password: utilizzare password complesse, aggiornarle periodicamente e affidarsi a piattaforme che garantiscono il rinnovo password dopo un arco di tempo. Ti consigliamo di attivare l’autenticazione a due fattori per le tue webapp.

Il ruolo di un software per call center nella protezione dei dati

Un software per call center moderno non è solo uno strumento per gestire le chiamate e le interazioni con i clienti, ma rappresenta anche un pilastro fondamentale per la sicurezza dei dati aziendali. Grazie a funzionalità avanzate di protezione, consente di ridurre i rischi legati alla perdita di informazioni sensibili e garantire la conformità alle normative vigenti.

Crm4 offre delle funzioni che permettono di gestire in sicurezza gli accessi, vediamo quali sono le principali:

• Limiti di Accesso: puoi decidere di fare accedere in piattaforma gli utenti esclusivamente in determinate fasce orarie, limitandone l’ingresso al di fuori del proprio orario di lavoro.
• Orario di lavoro del Predictive: crm4 ti dà la possibilità di impostare l’orario di lavoro del Predictive. In questo modo, impedisci a chi vuole collegarsi al di fuori dell’orario impostato , di ricevere chiamate in predictive rendendolo inutilizzabile.
• Eliminazione del database post sospensione: crm4 procede a eliminare il database quando un’azienda viene sospesa, esattamente dopo un mese dalla disattivazione. La cancellazione dei dati previene eventuali furti di dati  a causa di una scarsa protezione dei dispositivi, ex dipendenti ecc..ecc..
• Aggiornamento password ogni 90 giorni: un cambiamento continuo della password determina maggiori standard di sicurezza. 

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